هر کسب و کاری برای اطلاع از میزان سود و زیان خود، به اطلاعات دقیقی نیاز دارد. وجود این اطلاعات، دید جامعی به ما می‌دهد و باعث می‌شود نسبت به کسب و کارمان، بررسی دقیق‌تری داشته باشیم. برای دستیابی به این گزارش‌های آماری باید قادر باشیم اطلاعات موجود را به شکل همه جانبه بررسی کنیم، تا در یک زمان مشخص به یک دید کلی برسیم. هوش تجاری یا BI به سادگی این کار را انجام می‌دهد. اما سیستم هوش تجاری چیست و چه کاربردی برای سازمان‌ها دارد؟ برای بررسی این موضوع، تا پایان این مطلب همراه ما باشید.
هوش تجاری
هوش تجاری (Business Intelligence)، به دانشی گفته می‌شود که حاصل تجزیه و تحلیل اطلاعات یک شرکت یا سازمان است. این فرآیند به مدیران و صاحبان مشاغل، اطلاعات عملی ارائه می‌کند. هوش تجاری، به کمک این داده‌ها، درباره عملکرد بخش‌های مختلف یک سازمان یا شرکت، تعداد خرید و فروش‌ها، عوامل موثر بر روند فعالیت‌های سازمان و… اطلاعات منسجم و ارزشمندی ارائه می‌دهد که می‌تواند به مدیران کسب و کار در تصمیم گیری‌ها کمک کند. همچنین سیستم هوش تجاری برای تغییر وضع موجود و بازگشت سریع‌تر سرمایه، راهکارهایی را ارائه می‌دهد.
در پاسخی ساده‌تر به سوال هوش تجاری چیست، می‌توان گفت، انواع هوش تجاری یا BI، به مدیران کسب و کارها کمک می‌کند بدانند توجه به کدام عوامل سود بیشتری برای آنها به همراه دارد و چه عواملی، باعث ضرر بیشتر و سود کمتر می‌شود. در حقیقت هوش تجاری به زبان ساده، برای کسب و کارها مانند یک مشاور عمل می‌کند و به کمک ارقام واقعی، میزان سود در گذشته، حال و آینده را مشخص می‌کند. BI راهکارهای کارآمد و ارزشمندی ارائه می‌دهد تا سود مجموعه به بالاترین حد ممکن برسد.
فرآیند هوش تجاری شامل چند مرحله است. طی این مراحل، اطلاعات اولیه جمع‌آوری و دسته بندی می‌شوند. داده‌ها، پس از بررسی و تجزیه و تحلیل به صورت خلاصه شده در قالب متن، عدد، نمودار، جدول و… ارائه می‌شود. در این فرآیند تمامی اطلاعات در بازه‌‌های زمانی مختلف، جمع‌آوری و مقایسه می‌شوند. در نهایت سیستم هوش تجاری، پیش‌بینی‌ها و راهکارهایی برای تغییر و بهبود وضعیت در آینده ارائه می‌دهد.
تاریخچه هوش تجاری
استفاده از هوش تجاری به نخستین سال‌های اختراع رایانه برمی‌گردد. هرچند در آن زمان، رایانه‌ها مثل امروز چندان هوشمند و پیشرفته نبودند، اما می‌توانستند در تجزیه و تحلیل داده‌ها کمک کنند. مفهوم هوش تجاری، اولین بار در سال ۱۹۸۹ توسط هوارد درسنر مطرح و به این شکل تعریف شد: هوش تجاری ابزاری برای کمک به سازمان‌ها است، که به کمک آن پایش اطلاعات انجام می‌شود. BI برای گرفتن تصمیمات مهم و کاربردی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
دلیل اهمیت هوش تجاری
اما هوش تجاری چگونه به کمک کسب و کارها می‌آید که تا این اندازه اهمیت دارد؟ در این بخش این موضوع را بررسی خواهیم کرد.
در صورتی که یک سازمان یا شرکت، بخواهد میزان سود و نحوه عملکرد خود را به شکل دستی بررسی کند، به نیروی انسانی و زمان زیادی نیاز خواهد داشت. در این روش، کسب و کارها به اطلاعات ناقص و پیش پا افتاده‌ای دست پیدا می‌کنند که کارآمدی چندانی ندارد. در حالی که هوش تجاری قادر است در زمانی کوتاه اطلاعات و آمار دقیقی از عملکرد شرکت‌ها ارائه دهد. هوش تجاری، عوامل مختلف مانند میزان خرید و فروش، تاریخ، ساعت، عوامل محیطی و… را مورد توجه و بررسی قرار می‌دهد. سپس به تفسیر داده‌ها می‌پردازد. مثلا مردم یک منطقه کدام محصول را بیشتر خریداری می‌کنند یا کدام محصولات در بین مردم یک شهر، تقاضای چندانی ندارد. این داده‌ها و اطلاعات به مدیران کسب و کارها کمک می‌کند تا در زمینه سرمایه گذاری روی محصولات و خدمات خود، همچنین زمان و نحوه ارائه آنها درست‌ترین تصمیم را بگیرند.
سیستم هوش تجاری می‌تواند اطلاعات خود را از داده‌های موجود در گذشته یا داده‌های جدید تامین کند. این داده‌ها می‌تواند اطلاعات ذخیره شده در انبار داده‌ها و یا داده‌هایی باشد که به تازگی جمع‌آوری شده یا در حال تولید هستند.
ابزارهای مورد استفاده در سامانه هوش تجاری
سیستم هوش تجاری شامل طیف وسیعی از برنامه‌هاست، از جمله تجزیه و تحلیل اطلاعات، ارائه گزارش‌های سازمانی، پردازش آنلاین و… است. این ابزارها بر پایه تکنولوژی (OLAP (On-Line Analytical Processing توسعه داده شده‌اند. از مزیت‌های این فناوری این است که می‌توان انواع داده‌ها را به سیستم وارد کرد و سپس تعیین کرد آنها بر چه اساسی طبقه بندی شده و چگونه نمایش داده شوند.
برای طراحی جداول و نمودارهای مختلف نیز، از ابزار تجسم داده‌ها استفاده می‌شود. همچنین سیستم هوش تجاری یا BI قادر است از فرم‌های پیشرفته مانند فرم‌های داده کاوی، پیش بینی، آمارگیری و… پشتیبانی کند.
فرآیند پیاده سازی سیستم هوش تجاری
برای استفاده از سیستم هوش تجاری هیچ محدودیتی وجود ندارد. هر کسب و کاری که دارای اطلاعات قابل مقایسه و اندازه‌گیری باشد و یا نیاز به اطلاعات دقیق و کامل راجع به میزان سرمایه و سود خود داشته باشد، می‌تواند از این سیستم استفاده کند. اما چگونه سیستم هوش تجاری را در سازمان مورد نظر پیاده سازی کنیم؟ همان طور که پیش‌تر اشاره کردیم، پیاده سازی سیستم BI شامل جمع‌آوری داده‌ها، آنالیز آنها و ارائه نتیجه است. در ادامه هر کدام از این مراحل را به طور خلاصه بررسی می‌کنیم.
اطلاعات هر سازمان باید برای تیم مدیریت، قابل فهم و تجزیه و تحلیل باشد. بنابراین بهتر است تیم مدیریتی هر سازمان مشخص کند که اطلاعات به چه شکل در اختیار آنها قرار گیرد. مثلا گزارش‌ها شامل چه موارد باشند؟ در گزارش‌ها باید از چه مواردی صرف نظر شود؟ بهتر است مطالب در چه قالبی ارائه شوند؟ و…، این‌ها مواردی هستند که سیستم هوش تجاری باید به جمع‌آوری آنها بپردازد.
پس از اینکه انتظارات شرکت مشخص شد، تیم پیاده سازی BI، باید به طراحی داشبوردهای و قالب‌های مشخص شده اقدام کند. به عنوان مثال، چگونگی دسترسی مدیران به گزارش‌ها در این مرحله طراحی و پیاده سازی می‌شود.
در سیستم هوش تجاری، نحوه جمع‌آوری اطلاعات اهمیت زیادی دارد و همه داده‌ها باید به درستی در اختیار این سیستم قرار داده شوند. چرا که هوش تجاری قرار است به پیش‌بینی، بررسی ضعف‌ها و همچنین دلایل سود و زیان کسب و کار بپردازد. بنابراین بهتر است یک پایگاه ذخیره سازی اطلاعات راه اندازی شده و سایر بخش‌های سازمان، با این بخش ارتباط و تعامل داشته باشند. به این ترتیب داده‌های همه بخش‌ها در یک قسمت مشخص و قابل دسترس نگهداری خواهند شد.
در این مرحله طرح مورد نظر در سیستم هوش تجاری، باید به شکل آزمایشی، پیاده سازی شده و مورد استفاده قرار گیرد. هر چند در این سیستم، دقیق‌ترین برنامه‌ها و فرمول‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما امکان بروز مشکل و خطا هم دور از انتظار نیست. بنابراین، این مرحله باید چندین بار تکرار شود، تا با کاهش میزان خطاها، نتیجه دلخواه به دست آید.
در مرحله آخر نتایج بررسی‌ها مشخص می‌شود، سیستم همواره اطلاعات به روز رسانی شده را نیز به سایر اطلاعات خود اضافه می‌کند و شما می‌توانید به صورت آنلاین، گزارش‌های سیستم BI را مشاهده کنید.
مزایای سیستم هوش تجاری
هوش تجاری مزایای متعددی برای کسب و کارها دارد. در این بخش به معرفی و بررسی تعدادی از این مزایا خواهیم پرداخت.
آسان‌تر شدن فرآیند تصمیم گیری
با در دسترس قرار داشتن داده‌ها و اطلاعات آماری، می‌توانید با توجه به شرایط، تصمیمات هوشمندانه‌ای بگیرید. به عنوان مثال، پاسخ به سوالاتی مانند: بهتر است با چه اشخاص و شرکت‌هایی همکاری کنید؟ وارد شدن به چه رابطه‌ای باعث زیان می‌شود؟ چه چیزی سودآوری بیشتری دارد و…، با سیستم هوش تجاری ممکن است. حتی شما به کمک این سیستم می‌توانید پیشنهاداتی را دریافت کرده و اقداماتی انجام دهید که سودآوری بیشتری دارند. بنابراین توجه به گزارش‌های سیستم BI و تصمیم‌گیری بر اساس آنها، می‌تواند باعث موفقیت یک کسب و کار شود.
افزایش بهره وری
همان طور که در قسمت قبل اشاره کردیم، هوش تجاری عواملی که باعث سود و زیان در کسب و کار می‌شوند را معرفی می‌کند. با شناسایی عوامل زیان‌آور و حذف یا اصلاح آنها، می‌توان از زیان بیشتر و در نهایت ورشکستگی کسب و کار جلوگیری کرد.
کاهش هزینه
سیستم هوش تجاری می‌تواند هزینه‌های اضافی سازمان‌ها برای استخدام نیروی انسانی را کاهش دهد و مراحل جمع‌آوری، آنالیز و دسته بندی اطلاعات را با دقت و سرعت بالا انجام دهد.
گزارش دهی مداوم و منظم
مدیر یک سازمان یا شرکت، برای مدیریت مطلوب و کارآمد، نیازمند گزارش دهی منظم همه بخش‌ها است. انجام این فرآیند به صورت دستی، کاری دشوار، زمان‌بر و هزینه‌بر است. سیستم هوش تجاری این امکان را فراهم می‌کند که گزارشات هر بخش به صورت مستمر، جامع و کامل، به مدیر سازمان ارائه شود و او هر زمان که بخواهد آنها را به صورت جداگانه بررسی کند.
رقابت سالم
رقابت زمانی جذاب است و به پیشرفت کسب و کار شما کمک می‌کند که آمار دقیقی از سود و زیان، پیش‌بینی راجع به آینده، میزان فروش و… به طور کلی آگاهی نسبتا کاملی از شرایط کسب و کار خود داشته باشید. وقتی بدانید قرار است دقیقا چه کاری انجام دهید، رقابت با دیگران، جالب و هیجان انگیز خواهد بود.
معایب سیستم هوش تجاری
هرچند هوش تجاری مزایای زیادی دارد، اما باید توجه داشته باشید که عواملی هم وجود دارد که برخی پروژه‌های مبتنی بر هوش تجاری را با شکست روبه‌رو می‌کند. در ادامه برخی از این معایب را معرفی می‌کنیم.
ارائه اطلاعات نادرست
همان طور که بیان کردیم، هوش تجاری در هر سازمان، به اطلاعاتی که به آن داده می‌شود، بستگی دارد. در صورتی که اطلاعات درست و کامل به سیستم BI ارائه نشود، همه محاسبات با نقص و اشتباه روبرو می‌شوند. بنابراین اگر از این سیستم استفاده می‌کنید، برای جلوگیری از ایجاد مشکل و خطا، باید سعی کنید اطلاعات درست در اختیار آن قرار دهید.
خطا و اشتباه در نصب و پیاده سازی
سیستم هوش تجاری مجموعه‌ای از نرم افزارها و پلتفرم‌ها است. اگر در هر کدام از مراحل پیاده سازی این سیستم، خطایی رخ دهد، نتایج گزارشات اشتباه خواهد بود. بنابراین لازم است از صحت تمامی مراحل نصب، اطمینان حاصل شود.
دنبال نکردن اهداف
برای پروژه‌های هوش تجاری باید اهدافی تعیین و مشخص شود. چرا که سیستم BI اهدافی که برای آن تعریف و تعیین شده را دنبال می‌کند. اگر مدیران و کارکنان سازمان، اهداف تعیین شده را تغییر دهند یا نادیده بگیرند، سیستم هوش تجاری درست عمل نخواهد کرد و بنابراین فایده چندانی برای سازمان نخواهد داشت.
عدم وجود برنامه دقیق و حساب شده
قراراست با سیستم هوش تجاری، اهداف سازمان با جدیت دنبال شوند. بنابراین یک برنامه‌ریزی دقیق و حساب شده از ملزومات پروژه‌های مبتنی برهوش تجاری است.
کم بودن دانش کارمندان در زمینه استفاده از هوش تجاری
از آنجا که سیستم هوش تجاری هر چند مدت، به روز رسانی می‌شود و روش‌های جدیدی ارائه می‌دهد، کارکنان سازمان برای اجرا و به کارگیری آن باید آموزش‌های لازم را دریافت کنند. در غیر این صورت، نتیجه سودمندی حاصل نخواهد شد.
انواع پارامترهای هوش تجاری
برای پیاده سازی و راه اندازی سیستم هوش تجاری، دو پارامتر مهم وجود دارد که در ادامه آنها را بررسی خواهیم کرد.
بعد فنی
بعد فنی، اولین و مهم‌ترین بخش هوش تجاری است که به ساخت انبار داده و عملیات مربوط به انتقال داده، ابزارهای داشبورد ساز و مکعب‌های اطلاعاتی می‌پردازد. این بخش شامل ۳ مرحله شناخت و تحلیل کسب و کار، طراحی انبار داده و تهیه گزارش است.
بعد غیرفنی
بخش غیرفنی یا فرهنگی هوش تجاری، مربوط به طرز تفکر و نحوه استفاده است. موفقیت در این بخش به تغییرپذیری مستمر و انعطاف سازمانی نیاز دارد. در این بخش، تصمیم‌گیری‌ها بر اساس داده‌ها و اطلاعات موجود صورت می‌گیرد.
و در انتها هوش تجاری یا BI به معنی استفاده کارآمد و موثر از نرم افزار برای انتقال داده‌ها و تبدیل آنها به اطلاعات عملی است. این اطلاعات منجر به تدوین استراتژی‌های مناسب برای موفقیت کسب و کار و در نهایت تصمیمات راهبردی خواهد شد. همان طور که پیش‌تر اشاره کردیم، BI برای کسب و کارها مانند یک مشاورعمل کرده و با ارائه راهکارهای ارزشمند و موثر، باعث می‌شود سود مجموعه به بالاترین حد ممکن برسد. با مطالعه این مطلب دانستیم برنامه هوش تجاری چیست و چه مزایایی برای کسب و کارها دارد.
