یکی از مهمترین مسائل در حوزه کسب و کارهای اینترنتی، بلد بودن نحوه کار با ابزارهای آنلاین است. امروزه بسیاری از کارهای اداری و امور مربوط به جمع آوری و ساماندهی اطلاعات، به صورت کامپیوتری و آنلاین انجام می‌شود. در این میان همه ما به دنبال نرم‌افزارها یا برنامه‌هایی هستیم که درعین داشتن بیشترین امکانات، قابلیت استفاده به صورت آنلاین و به اشتراک گذاری با دیگران را نیز داشته باشد.
گوگل به عنوان یکی ازغول‌های حوزه فناوری به این نیاز پی برده و سرویس‌های مختلفی را برای جمع آوری، ویرایش و به اشتراک گذاری اطلاعات مختلف در اختیار کاربران قرار داده که همه افراد می‌توانند رایگان از آن‌ها استفاده کنند.
می‌پردازیم به اینکه گوگل شیت چیست و چگونه می‌توانیم از آن برای کارهای خود استفاده کنیم.
مفهوم گوگل شیت
گوگل شیت (Google Sheets) یک نرم افزار ساماندهی اطلاعات است. این نرم افزار به صورت آنلاین و مبتنی بر وب بوده که توسط گوگل در سرویس گوگل درایو (Google Drive) ارائه می‌شود. این نرم افزار همچنین به عنوان یک نرم‌افزار دسکتاپ در ChromeOS و به عنوان یک اپلیکیشن موبایل در اندروید، ویندوز و… در دسترس است.
سرویس گوگل درایو همچنین خدمات دیگر مانند گوگل داکس (Google Docs)، گوگل اسلایدز (Google Slides) و گوگل فرمز (Google Forms) را میزبانی می کند. یکی از بزرگترین مزیت‌های سرویس‌های گوگل این است که به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می‌گیرند.
گوگل شیت به کاربران اجازه می‌دهد تا انواع مختلف اطلاعات را ویرایش، ساماندهی و تجزیه و تحلیل کنند. این کارامکان همکاری گسترده بین کاربران مختلف را فراهم می کند به همین دلیل چندین کاربرمی‌توانند پرونده‌ها را به صورت همزمان ویرایش و قالب‌بندی کنند و هرگونه تغییر در صفحه اطلاعات را میتوان با دیدن سابقه ویرایش پیگیری کرد.
ویژگی های گوگل شیت
معمولا زمانی که گوگل وارد یک حوزه می‌شود، نوآوری و ایجاد قابلیت‌های تازه را در اولویت کاری خود قرار می‌دهد. این امر درباره گوگل شیت نیز صدق می کند. امکانات و نوآوری‌هایی که در این نرم‌افزار گنجانده شده است یک مزیت رقابتی را نسبت به دیگر نرم‌افزارهای مشابه ارائه می‌دهد. در ادامه با بخشی از ویژگی‌های گوگل شیت آشنا خواهیم شد.
- امکان ویرایش مشترک
- امکان کاوش و جستجو
- امکان ویرایش آفلاین
- پشتیبانی از فرمت های مختلف
- یکپارچگی و تلفیق با سایر محصولات گوگل
گوگل شیت می‌تواند با سایر محصولات گوگل از جمله سرویس‌های زیر تلفیق شود:
- گوگل فرمز (Google Forms)
- گوگل فایننس (Google Finance)
- گوگل ترنسلیت (Google Translate)
- گوگل دراوینگز (Google Drawings)
به عنوان مثال اگر می‌خواهید یک نظرسنجی یا پرسشنامه ایجاد کنید، می‌توانید سوالات مورد نظر خود را در گوگل فرمز وارد کرده و سپس فایل گوگل فرمز را به گوگل شیت وارد کنید.
روش استفاده از گوگل شیت
برای ورود به گوگل شیت ابتدا باید حساب کاربری گوگل داشته باشید. زمانی که وارد حساب کاربری خود شدید سپس وارد گوگل شوید، در آنجا خواهید دید که در تمامی صفحات گوگل در گوشه سمت راست بالای صفحه چند ردیف نقطه وجود دارد. اگر برروی آن‌ها کلیک کنید، لیستی از تمامی سرویس‌های گوگل به شما نشان داده می‌شود. برای استفاده از گوگل شیت می‌توانید از طریق گوگل درایو ویا از طریق آیکون گوگل شیت اقدام کنید.
اصطلاحات ضروری در گوگل شیت چیست؟
برای شروع کارلازم است تا برخی واژگان و مفاهیم مهم و کلیدی در این نرم‌افزار را به عنوان کمک به شما برای درک بهتر توضیح دهیم:
- صفحه گسترده (spreadsheet): کل سند که حاوی اطلاعات شما است.
- سلول (Cell): یک واحد داده یا یک المان در صفحه گسترده است.
- ستون (Column): مجموعه‌ای عمودی از سلول‌ها است.
- ستون (Row): مجموعه‌ای افقی از سلول‌ها است.
- دامنه (Range): مجموعه‌ای از سلول‌ها که در امتداد یک ردیف، ستون یا هر دو را دربرمی‌گیرد.
- تابع (Function): عملیاتی داخلی از برنامه صفحه گسترده که می‌تواند برای محاسبه مقادیر سلول، سطر، ستون یا دامنه، دستکاری داده ها و موارد دیگر استفاده شود.
- فرمول (Formula): ترکیبی از توابع، سلول‌ها، ردیف‌ها، ستون‌ها و دامنه‌ها برای به دست آوردن یک نتیجه خاص است.
- کاربرگ یا صفحه (Worksheet): مجموعه‌های نامگذاری شده از ردیف‌ها و ستون‌ها که صفحه گسترده شما را تشکیل می‌دهند. یک صفحه گسترده می‌تواند چندین کاربرگ داشته باشد.
حال با داشتن این اطلاعات بیایید یادگیری گوگل شیت را آغاز کنیم و صفحه گسترده خود را بسازیم.
چشم انداز گوگل شیت چیست؟
با توجه به شرایط کنونی جهان، بسیاری از کسب و کارها مجبور خواهند شد که بخش بزرگی از کارهای خود را به صورت دورکاری انجام دهند. حتی شاید بسیاری از شرکت‌ها از این به بعد این روش کار را بیشتر بپسندند چرا که این روزها مقوله دستیار مجازی هم رونق بیشتری نسبت به قبل گرفته است. با در نظر گرفتن این واقعیت، نیاز به انجام کارهای همیشگی از جمله کارهای اداری از طریق ابزارهای آنلاین بیشتر خواهد شد و افراد زیادی به این ابزارها روی خواهند آورد. اکنون که دانستید گوگل شیت چیست و چگونه میتوان به کمک آن کارهای مختلفی را انجام داد، می‌توانید از آن برای پیشبرد اهداف خود استفاده کنید.
