از معروف ترین و کاربردی ترین نرم‌افزارمحاسبات است که شرکت مایکروسافت در اختیار کاربران خود قرار داده. در هر سازمان و شرکت مالی و حسابداری که داخل شوید صفحه‌های پر از سلول نرم‌افزار اکسل را مشاهده خواهید کرد که بر روی سیستم آن‌ها در حال کاراست.
این نرم‌افزار با امکانات فراوان در زمینه طبقه‌بندی داده‌ها و اطلاعات، فرمول‌بندی، نمایش آن‌ها به شکل نمودار و … قابلیت دارد. البته این قابلیت ها ازسطح ساده تا پیچیده بوده و برای استفاده بهینه از تمام امکانات آن نیازمند آموزش اکسل و افزایش تسلط و توانایی خودخواهید بود. این نرم‌افزار محاسباتی برای مقاصد خاص و افراد متفاوت مورد استفاده قرار می‌گیرد و البته باید ذکر شود که معایب و مزایای خاص خود را داشته و با ترکیب تمام این نقص‌ها و نقاط قوت، توانسته جایگاه خوبی در بین کاربران، به ویژه تحلیلگران و حسابداران باز کند.
اکسل پدیده ای از مایکروسافت
مایکروسافت شرکت برتروغول‌آسایی است که تبدیل به یکی از قطب‌های اقتصادی دنیا شده. این شرکت چند ملیتی یک شرکت نرم‌افزاری است و گوش مردمانی که به هر طریقی با دنیای نرم‌افزار و کامپیوتر درگیر هستند به‌خوبی بانام آن آشنایی دارد. مایکروسافت در کنار آمازون و اپل از شرکت‌هایی هستند که ارزش دارایی آن‌ها از مرز یک تریلیون گذشته و این عدد به‌خوبی نشان‌دهنده بزرگی و عظمت آن است. یکی از مجموعه‌هایی که شرکت مایکروسافت ارائه کرد بسته Office بود که یکی از کاربردی‌ترین نرم‌افزارهای آن در کنار برنامه کاربردی ورد برنامه اکسل است.
نرم‌افزار اکسل برنامه بسیار خوبی برای رسم نمودارهای مختلف از ساده تا پیچیده است که توانایی انجام محاسبات بسیار پیچیده ریاضی را دارد. کاربرد نرم‌افزار اکسل بیشتر در زمینه ریاضی و محاسبات است و بنابراین در زمینه‌هایی چون حسابداری، مالی، دسته‌بندی بودجه، پیش‌بینی‌ها و آمار و … بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد. شما در محیط اکسل به راحتی توانایی انجام عملیاتی چون ضرب، تقسیم، جمع و میانگین و … را دارید و توانایی‌های اکسل به این عملیات چهارگانه ریاضی ختم نمی‌شود و دارای توابع بسیار پیشرفته‌ای است که برای کارهای حرفه‌ای‌تر و عملیات سخت‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اکسل چیست؟
برنامه ای که به شما اجازه می‌دهد علاوه بر واردکردن اطلاعات و طبقه‌بندی آن‌ها، این اطلاعات را ترکیب کرده، بر روی یک نمودار نمایش داده و برای هر یک یا مجموعه‌ای از آن شروط خاصی را تعریف کنید.
اکسل برای قشرهای مختلف به مقاصد متفاوتی قابلیت استفاده دارد، خانه‌دارید و می‌خواهید که به اوضاع خریدهای روزانه و ماهانه خود سروسامان بدهید، معلم هستید و قصد واردکردن نمره دانش آموزان و مقایسه و بررسی سطح پیشرفت تحصیلی آن‌ها را دارید، حسابدارید یا یک تحلیلگر فرقی نمی‌کند اکسل همان برنامه‌ای است که کار شما را راحت‌تر می‌کند.
در پاسخ دقیق‌تر به پرسش اکسل چیست؟ باید بگوییم که اکسل یک نرم‌افزار صفحه گسترده یا SpreadSheet است. به این معنا که فضای بسیار پیشرفته‌ای برای جمع‌آوری و دسته‌بندی اطلاعات در حجم بالا به صورت‌های گوناگون چون عدد، متن و … را دارد. تمام داده‌هایی که شما داخل این نرم‌افزار ذخیره می‌کنید به صورت جدول دسته‌بندی می‌شود. در واقع می‌توان گفت که شما هر اطلاعاتی را با هر میزان از تنوع که بخواهید در اکسل ذخیره می‌کنید و عملیات مختلفی را روی آن انجام می‌دهید.
مزایا و معایب نرم‌افزار اکسل
- در صورت مجهز بودن به دانش VBA یا Visual Basic Applications توانایی برنامه‌نویسی بر روی نرم‌افزار اکسل را خواهید داشت. این نرم‌افزار توسط مایکروسافت ارائه‌شده و به همین دلیل قابلیت استفاده در تمام برنامه‌های این شرکت را دارد.
- امکان تحلیل پیشرفته داده‌های علمی، ایجاد فرم‌های اتوماتیک، برنامه‌ریزی‌های حرفه‌ای و پیش‌بینی‌های خاص توسط این نرم‌افزار قابل انجام خواهد بود.
- از طریق اکسل به‌راحتی می‌توانید بین نرم‌افزارهای آفیس همچون نرم افزار powerpoint ، Word، و… ارتباط برقرار کنید. همچنین ازآنجایی که در اکسل امکانات مختلفی ازجمله نمودارها و تحلیل‌های آماری و … موجود است به‌راحتی می‌توانید بین داده‌ها ارتباط برقرار کرده و حتی آن‌ها را پیش‌بینی کنید. در صورتی هم که آموزش کار با اوت لوک را بدانید می توانید از اکسل برای تکمیل داده های اطلاعاتی خود استفاده نمایید.
- در نرم‌افزاراکسل شما توانایی فرمول نویسی داشته و این‌یکی از امکانات موردعلاقه سازمان‌ها و شرکت‌ها به‌ویژه در زمینه حسابداری و مالی به شمار می‌رود.
- باقابلیت ماکرو نویسی نیازی نیست که یک عملیات مشابه را بر روی تعداد زیادی فایل به‌نوبت انجام دهید. این ویژگی به شما کمک می‌کند در زمان خود نیز صرفه‌جویی کنید.
- افراد مختلف با حداقل شناخت از این نرم‌افزار می‌توانند به‌راحتی از آن استفاده کرده و تا حد نیاز خود از آن بهره ببرند.
- در استفاده و تحلیل‌های پیچیده لازم است که تسلط کامل به این نرم‌افزار داشته باشید.
- امکان یافتن خطا در فرمول نویسی های زیاد و طولانی بسیار پایین خواهد بود.
- اکسل امنیت خیلی بالایی ندارد و این‌یکی از ایراداتی است که این نرم‌افزار با آن مواجه است. همچنین احتمال بالایی وجود دارد که اطلاعات شما از دست برود و مجبور باشید که دوباره همه‌چیز را از ابتدا شروع کنید. برای جلوگیری از چنین شرایطی گرفتن فایل پشتیبان(Backup) از داده‌ها راه مطمئنی خواهد بود.
- در صورت استفاده از فایل اکسل بر روی سایر سیستم‌عامل‌ها به تمام ابزار و امکانات آن دسترسی ندارید. همچنین فایل اکسل برای کاربرد بر روی گوشی‌های همراه آن‌چنان مناسب‌سازی نشده است.
نرم‌افزار اکسل همچون سایر نرم‌افزارها نقاط قوت و ضعف بسیاری دارد که با تمام این‌ها همچنان برنامه‌ای محبوب و کاربردی محسوب می‌شود. البته متخصصان شرکت مایکروسافت در تلاش هستند که ایرادات آن را به حداقل برسانند و همچنان اکسل را با امکانات فوق‌العاده در رأس قرار بدهند.
کلام آخر
سرانجام، دانش مایکروسافت اکسل در اکثر سازمان های مدرن برای دستیابی به مهارت امری بسیارحیاتی است. بسیاری از سازمان ها می خواهند سوابق منظم و به روز محصولات، برنامه ها و فعالیت های خود را ثبت کنند. بنابراین افرادی که در ایجاد یا ارائه داده های اکسل تبحر دارند، به عنوان دارایی های یک سازمان در نظر گرفته می شوند. بنابراین، آموزش نرم افزاز اکسل از مقدماتی تا پیشرفته می تواند از نظر ایجاد چشم انداز شغلی بسیار سودبخش و مفید باشد.
