یکی از موارد موجود در بین اصول پذیرفته شده در کسب و کار این است که همواره نگهداشتن مشتریان موجود ارزان تر از بدست آوردن مشتریان جدید است. پس کسب اطمینان از خوشحال نگه داشتن مشتریان فعلی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
اما در دنیای واقعی در نظر داشتن و رعایت این مسئله کار ساده ای نیست، خصوصاً که گاهی مسائلی خارج از کنترل شما رخ می دهد و مشتری تصمیم می گیرد ادامه فعالیت و تجارت خود را به جای دیگری انتقال دهد. اما باز هم این بدان معنا نیست که شما آن مشتری را برای همیشه از دست داده اید. در حقیقت حتی در نقطه ای که مشتری شما تنها چند قدم با خارج شدن از در فاصله دارد، شما می توانید با اتخاذ راهکارها و استراتژی های خاصی برای بازگرداندن وی برنامه ریزی کنید.
دلیل این موضوع را بیابید
مشتریان شما هرگز بدون دلیل شما را ترک نمی کنند، پس دلیل این موضوع را پیدا کنید. یک تحلیل از نقاط ضعف و قوت و فرصت و تهدید سازمان تهیه کنید و ببینید چرا محصول یا خدمات شما دیگر آن ارزشی که قبلاً ارائه داده است را برای مشتری ندارد.
آیا محصول ارائه شده شما با توجه به شرایط جدید بازار نسبت به قیمتی که طلب می کنید، همچنان قابل رقابت است؟ آیا بازار از شما جلوتر است؟ رابطه شما با مشتری چطور؟
اگر در ارزیابی وضعیت شرکت، محصول و خودتان نمی توانید جانب بی طرفی را در نظر بگیرید، از شخصی خارج از تیم اجرایی و مدیریتی خودتان بخواهید این کار را برای شما انجام دهد. این کار نه تنها یک قدم اول مهم در بازگرداندن مشتری است، بلکه در کسب اطمینان از عدم ترک دیگر مشتریان نیز قدمی مهم و بسیار حیاتی به شمار میرود.
آن را بصورت مکتوب در بیاورید
شما نیاز به برنامه عملی دارید، و این به معنای تهیه یک برنامه کتبی برای بدست آوردن مجدد آن مشتری می باشد. یک برنامه زمانی هم باید برای ملاقات و پیگیری مشتری خود در نظر بگیرید.
برای این ملاقات و پیگیری خیلی نباید عجله کنید. البته برخی از شرکت ها هم هستند که یک فاصله زمانی ۱٫۵ تا ۲ سال را به این منظور در نظر می گیرند، که این هم اشتباهی دیگر است.
شما باید این برنامه زمانی را بگونه ای در نظر بگیرید که بسیار زیرکانه و طبق برنامه و منطق باشد، اما در عین حال در نظر مشتری کاملاً اتفاقی در نظر گرفته شود. نباید اجازه دهید که مشتری شما بطور کلی شما را فراموش کند، بلکه همواره باید دلیلی برای ارتباط مجدد با وی برای خود پیدا کنید.
آمادگی عقب کشیدن داشته باشید
لزوماً تمام برنامه های خود را بر بازگرداندن آن مشتری قرار ندهید. ممکن است بر اساس شرایط شما و بازار موجود کنار کشیدن از آن محصول و بازار و حفظ بخش کوچکی از سهم بازار منطقی تر به نظر برسد.
می توانید بجای ارائه محصول اصلی و قبلی خود نظر مثبت مشتری را در ارائه یک محصول کوچکتر و با سود کمتر دریافت کنید و سپس با مرور زمان پیشنهاد های بزرگتری را به وی ارائه کنید.
از مشتری خود درخواست یک جلسه پیش از خروج داشته باشید
از مشتری خود درخواست جلسه ای برای کسب اطلاعات در رابطه با تصمیم وی همچنین رابطه خود با وی داشته باشید. چه عوامل و فاکتورهایی باعث اتخاذ این تصمیم از جانب وی شده است؟
حالت تدافعی نداشته باشید، و در صورت نیاز ضمن قبول مسئولیت عذرخواهی کنید. از این فرصت ضمن کسب اطلاعات در مورد مشتری و نیازهای وی استفاده کنید. فراهم آورنده جدید ممکن است فرصت پرسیدن این سوال ها را از مشتری نداشته باشد، پس این خود فرصتی برای شما جهت بازگرداندن وی می باشد.
بجای شرکت، خودتان از معامله خارج شوید
از مشتری خود نهایتاً بپرسید: “آیا مسئله شما من هستم؟” گاهی دو شرکت برای هم مناسب هستند، اما دو عضو این شرکت با هم همسو نیستند. در این شرایط بهتر است از سود خود به نفع شرکت کنار بکشید. پرسیدن این سؤال حتی ممکن است شرایط را برای گفتگو های بعدی و سازنده تر هم باز کند.
همچنین توجه داشته باشید که در هر کسب و کاری نباید خیلی احساسی برخورد کرد و همواره باید توجه داشته باشید که هیچ چیز ابدی نیست. گاهی اوقات هم باید به از دست دادن یک مشتری به عنوان یک فرصت برای بدست آوردن و حفظ یک مشتری با قیمت و هزینه ای کمتر نگاه کنید و برای محقق ساختن آن تلاش کنید.
شنیدن حرف‌های مشتری ناراضی
گوش دادن، گامی اساسی است. شما باید به مشتریتان این فرصت را بدهید که خودش را خالی کند و خشم و عصبانیتش را بیرون بریزد. در مقابل این وسوسه که چیزی بگویید یا صحبتش را قطع کنید، مقاومت کنید. (حتی اگر مشتری غیرمنطقی است یا حرف نادرستی می‌زند.) اگر در این نقطه صحبتش را قطع کنید، موقعیت بدتر می شود، طوری که مشتری احساس می‌کند که حرف‌هایش شنیده نمی‌شود. روی شکایت او کاملا تمرکز کنید و نشان دهید که واقعا گوش می‌دهید. اگر در جلسه‌ای حضوری هستید، با ارتباط چشمی و سر تکان دادن نشان دهید که واقعا اهمیت می‌دهید. اگر ارتباطتان تلفنی است، پیش از اینکه به یک راه‌حل برسید، حرف‌های مشتری ناراضی را تکرار کنید تا تأکید کنید که دلیل ناراحتی او را شنیده و درک کرده‌اید.
همدردی
همدردی نیز به اندازه‌ی عذرخواهی مهم است و باید پیش از آن بیاید، در غیر این صورت از تهِ‌دل، به نظر نمی‌رسد. همه‌ی ما این را تجربه کرده‌ایم که گاهی کسی عذرخواهی کرده است، اما ما به طور ناخودآگاه می‌دانستیم که عذرخواهی‌اش حقیقی نبوده است. حتی اگر احساس می‌کنید که مشتری یا ارباب‌رجوع اشتباه می‌کند، اگر دوست دارید که موقعیت را درست کنید، باید با او همدردی کنید. این کار همیشه راحت نیست، اما الزامی است.
سوق دادن مشتری ناراضی به سوی یک راه‌حل
این کار را با سؤال کردن می‌توان انجام داد. برای نمونه، پرسش‌هایی از این دست: «برای حل این مشکل چه کاری از دست ما ساخته است؟» «چگونه می‌توان این اشتباه را درست کرد؟» البته، مطرح کردن چنین پرسش‌هایی ریسک‌هایی به همراه دارد، اما بیشتر افراد فقط توقع دارند که شکایتشان شنیده و تصدیق شود، بدون هیچ گونه اقدام دیگری! بدترین حالت ممکن این است که مشتری ناراضی درخواست چیزی کند که شما قادر به انجامش نیستید. در چنین موقعیتی، می‌توانید بگویید: «از این که می‌خواهید این کار را برای شما انجام دهم، قدردانی می‌کنم. اما متأسفانه در موقعیتی نیستم که قادر به این کار باشم. کاری که از من برمی‌آید…» آماده باشید تا قول‌هایتان را تا آخر، پیگیری کنید.
سخن پایانی
موفقیت در کسب و کار، مقصد ماست. اما برای رسیدن به مقصد اول باید راه را پیدا کرد و بعد با انگیزه و تلاش مسیر را طی کرد.
